Park Przemysłowy Łomża Sp. z o.o. zaprasza na praktyczne warsztaty dotyczące dokumentacji pracowniczej, po zmianach w 2019 roku, które odbędą się 9 marca 2019 o godz. 9.00  w  sali konferencyjnej Parku Przemysłowego Łomża ul. Sikorskiego 166.

Adresaci      
Osoby, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, pracownicy działów kadr, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza.

Korzyści z udziału w szkoleniu
Uczestnicy szkolenia zdobędą praktyczną wiedzę w przedmiocie wchodzących w życie z dniem 01.01.2019 r. zmian dotyczących dokumentacji pracowniczej, m.in. skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowych obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy oraz akt osobowych pracownika. Na szkoleniu przedstawione zostaną zasady odpowiedzialności pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, zasady kontroli przestrzegania obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, najczęściej popełniane uchybienia przez pracodawców. Uczestnikom zostaną przedstawione „krok po kroku” zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach.

Informacje o wykładowcy
radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, autor publikacji z prawa pracy, absolwent kierunków prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego.

PROGRAM SZKOLENIA
I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.
  1. Nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz jej elementy wyszczególnione w nowych przepisach wykonawczych.
  2. Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  3. Okres przechowywania nowej i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
  4. Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy.
  5. Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
  6. Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej  – z papierowej na elektroniczną.
  7. Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.
  8. Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej – wzór wniosku pracownika.
  9. Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.
  10. Modyfikacja katalogu wykroczeń związanych z dokumentacją pracowniczą.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów?
  • Jakie praktyczne znaczenie mają nowe przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej –  poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?
  • W jaki sposób zmodyfikować treść wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy stosownie do nowych regulacji odnoszących się do dokumentacji pracowniczej?
  • W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?
  • W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?
  • Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej  z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?
  • Które z nowych przepisów stosuje się do dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
  • W stosunku do których pracowników pracodawca będzie musiał spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy?
  • Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?
  • W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca będzie musiał wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?
II. Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach.
  1. Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części – A,B,C,D.
  2. Odpisy i kopie dokumentów – analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.
  3. Zasady tworzenia podkategorii poszczególnych części akt osobowych np. B1, B2, B3 – przykładowe podkategorie i dokumenty w nich umieszczane.
  4. Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.
  5. Dostosowanie dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed zmianami do nowych przepisów – termin, sposób numerowania, korekta wykazu dokumentów, dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. a dotychczas nieprzechowywane w aktach osobowych.
  6. Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych explicite w rozporządzeniu  w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.
  7. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Czy pracodawca ma  obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D, nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?
  • Czy istnieje konieczność dostosowania do nowych zasad prowadzenia akt osobowych pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu?
  • Czy przewidziano okres na dostosowanie dotychczas prowadzonych akt osobowych do nowych przepisów?
  • Czy dokumenty, które po zmianach nie są już wyszczególnione w aktach osobowych należy usunąć z akt, a jeśli tak to gdzie je przechowywać?
  • Jakie nowe dokumenty są przewidziane w aktach osobowych oraz w jaki sposób je umieścić w aktach z zachowaniem chronologii, jeśli już dawno zostały wytworzone?
  • Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za niedostosowanie akt osobowych do nowych przepisów albo błędy przy ich prowadzeniu?
  • Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A akt osobowych, a które w części B akt osobowych?
  • Co zrobić, jeśli w trakcie dostosowywania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?
  • Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat?
  • Czy po zmianach nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, iż nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?
III. Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach.
  1. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.
  2. Nowe elementy, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
  3. Elementy wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych.
  4. Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.
  5. Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.
  6. Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.
  7. Harmonogramy czasu pracy – zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Jakie nowe informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?
  • Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?
  • Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy ?
  • Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?
  • Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?
  • Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?
  • Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?
  • Co należy rozumieć poprzez dostosowanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w tym dotychczasowych kart ewidencji czasu pracy do nowych przepisów?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy w dniu wejścia w życie przepisów prowadzona jest karta ewidencji czasu pracy na dotychczasowych zasadach?
  • Czy pracownik ma prawo uzyskać kopię karty ewidencji czasu pracy wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
IV. Wypłacanie wynagrodzenia za pracę po zmianach w 2019 r.
  1. Oświadczenie pracownika dotyczące numeru konta do wypłaty wynagrodzenia.
  2. Modyfikacja zasad wypłacania wynagrodzenia w układzie zbiorowym, regulaminie pracy oraz tzw. informacji podstawowej.
  3. Obowiązek informacyjny w stosunku do pracowników otrzymujących dotychczas wynagrodzenie do rąk własnych – treść informacji, możliwy sposób jej przekazania.
  4. Postępowanie pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik nie wskaże numeru rachunku bankowego oraz nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk.
  5. Częściowa wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika oraz do rąk pracownika.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Na jakim etapie oraz w jakiej formie uzyskać od pracownika numer rachunku płatniczego do wypłaty wynagrodzenia?
  • Gdzie powinno być przechowywane oświadczenie pracownika w zakresie numeru rachunku płatniczego ?
  • Czy w związku ze zmianą podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek odebrać od pracowników dotychczas otrzymujących wynagrodzenie na rachunek płatniczy dodatkowe oświadczenia?
  • Od kiedy i w jaki sposób zmodyfikować wewnątrzzakładowe prawo pracy oraz tzw. informację podstawową w zakresie zasad wypłaty wynagrodzenia?
  • Jakie obowiązki ma pracodawca, który dotychczas wypłacał niektórym pracownikom wynagrodzenie do rąk własnych?
  • Gdzie przechowywać dokumentację związaną z realizacją powyższych obowiązków?
  • Jak jest różnica pomiędzy formą a postacią –  pisemną lub elektroniczną wniosku lub oświadczenia?
  • Jak powinien się zachować pracodawca, którego pracownik nie zrealizował na czas obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy prawa?
  • Czy wniosek pracownika o częściową wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych a częściową na wskazany rachunek płatniczy jest dla pracodawcy wiążący?
Indywidualne konsultacje z wykładowcą.

Koszt szkolenia    220,00 zł netto plus VAT

FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY

Zgłoszenia prosimy kierować do dnia 06.03.2019. do godz. 15.00 za pomocą poniższego formularza

Liczba miejsc ograniczona.